No

Struktur Jabatan

Tugas Pokok Dan Fungsi

1

PP Aisyiyah

(1)            Badan Penyelenggara Politeknik adalah badan yang bertugas membantu Persyarikatan Muhammadiyah ‘Aisyiyah dalam menyelenggarakan Politeknik, dalam hal ini adalah Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah.

(2)            Untuk menyelenggarakan tugas seperti tersebut Badan Penyelenggara mempunyai fungsi:

a)              Membina dan mengembangkan Politeknik sesuai visi, misi dan tujuan Perguruan Tinggi ‘Aisyiyah.

b)              Menetapkan kebijaksanaan dasar dan kebijaksanaan strategis yang bertumpu pada ketentuan yang berlaku dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ‘Aisyiyah serta Pedoman Perguruan Tinggi ‘Aisyiyah.

c)              Mengesahkan statuta dan Rencana Induk Pengembangan (RIP/RPJP) Politeknik.

2

PP Aisyiyah Majelis Dikti

(1)        Majelis Pendidikan Tinggi menetapkan kebijakan akademik penyelenggaraan Perguruan Tinggi ‘Aisyiyah.

(2)        Majelis Pendidikan Tinggi menetapkan kebijakan pengawasan keuangan dan kekayaan Perguruan Tinggi ‘Aisyiyah yang teknis operasionalnya dilimpahkan kepada petugas khusus yang ditunjuk oleh PPA. 

(3)        Majelis Pendidikan Tinggi berwenang:

a.         Memberikan masukan kepada pimpinan Politeknik sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan penyelenggaraan perguruan tinggi.

b.         Menetapkan tuntunan tentang perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi ‘Aisyiyah.

c.          Membuat kurikulum tentang Al Islam dan Kemuhammadiyahan /Ke’Aisyiyahan.

d.         Melakukan pembinaan, koordinasi dan pengawasan terhadap penyelenggaraan Politeknik.

e.         Mengusulkan pengangkatan Direktur dan BPH kepada Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah.

f.           Mengangkat Wakil Direktur.

3

Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah Kalimantan Barat

(1)     PWA Kalimantan Barat berfungsi sebagai Pimpinan Organisasi ‘Aisyiyah di Provinsi Kalimantan Barat dan sebagai salah satu unsur anggota BPH mewakili Organisasi ‘Aisyiyah Provinsi Kalimantan Barat. 

(2)     PWA Kalimantan Barat bertugas:

a)     Mengajukan usul perubahan bentuk PTA kepada PPA melalui Majelis Dikti.

b)     Mengusulkan pengangkatan dan perubahan BPH kepada PPA setelah berkoordinasi dengan Pimpinan PTA dan mendapat rekomendasi Majelis Dikti.

c)     Memberikan pertimbangan terhadap bakal calon Direktur dan Wakil Direktur yang meliputi aspek–aspek al-Islam dan kemuhamadiyahan/ke’aisyiyahan, integritas moral dan akhlak, kemampuan menejerial perguruan tinggi dan kemampuan akademik.

4

BPH

(1)        BPH berfungsi mewakili PPA dalam hal berhubungan dengan pihak internal dan eksternal Politeknik. Dalam hal hubungan dengan pihak eksternal, harus berkonsultasi dengan PPA.

(2)        BPH bertugas:

a.       Menyediakan dana menyelenggarakan Politeknik;

b.       Mengadakan sarana dan prasarana Politeknik;

c.       Memberi pertimbangan dalam penelaahan, saran/pendapat tentang dan/atau terhadap kebijakan Pemimpin Politeknik dan pengelolaan Politeknik yang mencakup bidang:

1)      Organisasi;

2)      Sumber daya manusia (dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa);

3)      Sarana dan prasarana;

4)      Keuangan;

5)      Pengembangan unit usaha;

6)      Pengelolaan Politeknik.

d.       Bersama pimpinan Politeknik menyusun RAPB Tahunan, Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategi (Renstra), Rencana Operasional (Renop) dan Statuta;

e.       Melaksanakan tugas pengawasan internal bidang Non Akademik dan Akademik yang berimplikasi pada Aspek Keuangan, Aset dan SDM/Kepegawaian melalui kegiatan pengawasan yang meliputi:

1)       Audit

2)       Review

3)       Pemantauan

4)       Evaluasi

5)       Fasilitasi: Bimbingan teknis, Pendampingan dll

f.    Membuat laporan kepada PPA dengan tembusan kepada Pimpinan Organisasi Pemilik.

(3)        BPH berwenang:

a.       Mengangkat dan memberhentikan dosen dan tenaga kependidikan tetap Persyarikatan atas usul Pimpinan Politeknik;

b.       Melaksanakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Politeknik.

c.       Melakukan pembinaan dan pengambangan Al-Islam dan Kemuhammadiyahan di Politeknik.

(4)        BPH terdiri atas:

a.       Wakil Organisasi terdiri dari unsur PWA Pontianak atas keputusan Organisasi;

b.       Tokoh Organisasi yang berpengalaman dalam dunia pendidikan tinggi;

c.       Akademisi yang memahami pendidikan PTA dan komitmen terhadap Visi dan Misi Organisasi; 

(5)        Susunan BPH terdiri atas:

a.    Ketua merangkap anggota;

b.    Sekretaris merangkap anggota;

c.    Bendahara merangkap anggota;

d.    Anggota.

(6)         Jabatan BPH :

a.       Ketua BPH tidak boleh dijabat oleh Ketua Umum PPA/Ketua PWA;

b.       Ketua BPH dapat dijabat oleh orang yang sama dua kali masa jabatan berturut-turut;

c.       Anggota BPH tidak boleh merangkap pimpinan PTA;

d.       Masa jabatan BPH 4 tahun;

(7)        Penetapan :

a.       Pengangkatan dan perubahan BPH ditetapkan oleh PPA atas usul PWA setelah berkoordinasi dengan pimpinan PTA dan mendapat rekomendasi Majelis Dikti;

b.       Pemberhentian ditetapkan oleh PPA atas dasar masa jabatan berakhir, mengundurkan diri atau meninggal dunia;

c.       PPA dapat menetapkan kebijakan dalam hal pengangkatan, perubahan dan pemberhentian demi kemaslahatan Organisasi;

5

Senat POLITA

(1)            Senat Politeknik merupakan badan normatif dan tertinggi di Perguruan Tinggi.

(2)            Senat Politeknik terdiri atas: Pimpinan Politeknik, Ketua Prodi, Guru Besar, dan dosen tetap yang secara proporsional ditetapkan oleh BPH.

(3)            Senat Politeknik diketuai oleh salah satu Anggota Senat Politeknik, didampingi oleh seorang Sekretaris yang dipilih dari anggota Senat.

(4)            Perubahan anggota Senat Politeknik hanya dimungkinkan apabila terjadi perubahan status.

(5)            Masa jabatan anggota Senat Politeknik adalah 4 (empat) tahun dan dapat dipilih kembali.

(6)            Senat Politeknik menetapkan:

a)       Kebijakan dasar yang menjadi pedoman bagi pimpinan Politeknik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

b)       Kebijakan akademik dan pengembangan Politeknik.

c)       Kebijakan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan pada Politeknik.

d)       Norma dan tolak ukur penilaian penyelenggaraan Politeknik.

e)       Kebijakan penilaian prestasi dan etika akademik, kecakapan serta kepribadian sivitas akademika;

f)         Pedoman dan mengatur tata cara pemberian penghargaan kepada dosen, mahasiswa, tenaga administrasi, dan anggota masyarakat;

(7)            Senat Politeknik mengawasi:

a)       Penerapan norma/etika akademik dan kode etik sivitas akademika;

b)       Penerapan ketentuan akademik;

c)       Pelaksanaan penjaminan mutu perguruan tinggi paling sedikit mengacu pada standar nasional pendidikan tinggi;

d)       Pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan;

e)       Pelaksanaan tata tertib akademik;

f)         Pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen;

g)       Pelaksanaan proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

(8)            Senat Politeknik memberikan pertimbangan terhadap:

a)       Pembentukan dan penutupan suatu program studi, lembaga dan unit-unit akademik lainnya;

b)       Penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Politeknik.

c)       Proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat kepada pemimpin Politeknik;

d)       Pemberian atau pencabutan gelar dan penghargaan akademik;

e)       Pemberian rekomendasi penjatuhan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika, dan peraturan akademik oleh sivitas akademika kepada pemimpin perguruan tinggi.

f)         Bakal Direktur Politeknik sebelum dilaksanakan pemilihan dan diajukan kepada BPH.

g)       Masalah-masalah yang dihadapi oleh Politeknik lainnya.

(9)            Untuk melaksanakan tugasnya, Senat Politeknik dapat membentuk komisi-komisi dan atau panitia yang beranggotakan anggota Senat Politeknik dan bila dianggap perlu ditambah anggota lain.

(10)         Rapat Senat Politeknik terdiri atas:

a)         Rapat Senat Biasa;

b)         Rapat Senat Terbuka untuk melangsungkan upacara Milad/Dies dan Pengukuhan Guru Besar baru serta wisuda sarjana;

c)         Rapat Senat Terbatas untuk melangsungkan promosi Doktor, pemberian gelar Doktor Kehormatan, dan upacara lain yang dipandang perlu;

d)         Rapat Senat Khusus untuk melangsungkan pemilihan calon Direktur Politeknik.

(11)         Rapat Senat Biasa diselenggarakan sedikitnya sekali dalam enam bulan.

(12)         Rapat Senat Bisa diselenggarakan jika dihadiri oleh sekurang-kurangnya dua per tiga (2/3) dari jumlah seluruh anggota.

(13)         Rapat Senat dipimpin oleh Ketua Senat dengan didampingi oleh sekretaris.

(1)            Tata cara pengambilan keputusan dalam Rapat Senat Politeknik dilakukan berdasarkan musyawarah untuk mufakat. Apabila kesepakatan tidak dicapai, keputusan diambil dengan suara terbanyak.

6

Direktur

(2)            Direktur adalah Pimpinan Politeknik yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah.

(3)            Direktur mempunyai tugas:

a)       Memimpin penyelenggaraan dan pengembangan pendidikan, penelitan dan pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa dan tenaga administrasi, serta memelihara hubungan dengan lingkungannya.

b)       Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, badan swasta dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul, terutama yang menyangkut bidang tanggungjawabnya.

c)       Mengelola seluruh kekayaan Politeknik dan secara optimal memanfaatkannya untuk kepentingan Politeknik.

d)       Menyelenggarakan pembukuan Politeknik.

e)       Menyusun Rencana strategis (renstra) yang memuat sasaran dan tujuan Politeknik yang hendak dicapai dalam jangka waktu 4 (empat) tahun.

f)         Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Politeknik.

g)       Melaporkan secara berkala kepada Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah tentang kemajuan Politeknik.

h)       Melakukan pembinaan di bidang Al Islam dan Kemuhammadiyahan Ke’aisyiyahan.

(4)            Untuk melaksanakan tugas, Direktur berwenang:

a)     Melalui persetujuan Senat Politeknik menetapkan peraturan Politeknik.

b)     Untuk keadaan memaksa, membuat peraturan Politeknik pengganti peraturan Politeknik.

c)      Membuat peraturan Direktur Politeknik.

d)     Membuat Keputusan Direktur Politeknik.

(5)            Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik, BPH dan Pimpinan Wilayah Aisyiyah Kalimantan Barat.

(6)            Bila Direktur Politeknik berhalangan tidak tetap, yaitu meninggalkan tugasnya baik untuk urusan dinas maupun pribadi selama 1 (satu) minggu atau lebih, maka Pembantu Direktur Bidang akademik bertindak sebagai Pembina Harian Pimpinan Politeknik.

(7)            Bila Direktur Politeknik berhalangan tetap, yaitu meninggalkan tugas dan jabatannya karena sakit berdasarkan keterangan dokter sehingga yang bersangkutan tidak dapat mengerjakan tugas dan jabatannya atau meninggal dunia, pimpinan Politeknik dengan meminta persetujuan Senat Politeknik dan pertimbangan Badan Pembina Harian Politeknik mengusulkan pengangkatan Pejabat pimpinan Politeknik tersebut kepada PP ‘Aisyiyah untuk bertugas menyiapkan dan menyelenggarakan pemilihan pimpinan Politeknik yang definitif sebelum diangkat Direktur Politeknik yang baru.

7

Wakil Direktur I

(1)            Untuk melaksanakan tugasnya, Direktur Politeknik dibantu oleh Wakil Direktur I dan Wakil Direktur II.

(2)            Wakil Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat 'Aisyiyah atas usulan dan persetujuan Senat Politeknik dan pertimbangan BPH.

(3)            Wakil Direktur bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

(4)            Wakil Direktur dalam melaksanakan tugasnya berwenang:

a)       Mengeluarkan surat keputusan yang berkaitan dengan bidang tugasnya

b)       Membuat keputusan bersama antar Pimpinan Politeknik di lingkungan Politeknik

c)       Sistem dan mekanisme pembuatan keputusan ditetapkan dengan Keputusan Direktur.

(5)            Wakil Direktur I bertugas:

a)       Menyusun rencana program kerja dan anggaran Politeknik bidang pendidikan dan pengajaran, kemahasiswaan, perkaderan, alumni.

b)       Memberikan tugas kepada bawahan langsung sesuai dengan bidangnya.

c)       Memberikan arahan kepada bawahan langsung untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

d)       Mengkoordinasi bawahan langsung agar terjalin kerjasama yang baik.

e)       Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin.

f)         Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya.

g)       Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir.

h)       Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang akademik untuk penjabaran pelaksanaannya.

i)         Menetapkan kebijaksanaan teknis di bidang pendidikan dan pengajaran, kemahasiswaan, perkaderan, alumni untuk kelancaran tugas.

j)         Melaksanakan pembinaan dosen pada Politeknik melalui lanjutan studi, seminar, lokakarya, kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan akademiknya.

k)       Memotivasi dosen untuk melakukan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat untuk terlaksananya kegiatan Catur Dharma Perguruan Tinggi.

l)         Menyusun petunjuk teknik pelaksanaan kegiatan di bidang sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

m)     Menyusun laporan dibidangnya sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

n)       Menandatangani transkrip nilai dan legalisir ijazah.

o)       Melaksanakan kegiatan akreditasi institusi dan Program Studi

p)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

8

Wakil Direktur II

(1)             Untuk melaksanakan tugasnya, Direktur Politeknik dibantu oleh Wakil Direktur I dan Wakil Direktur II.

(2)             Wakil Direktur diangkat dan diberhentikan oleh Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat 'Aisyiyah atas usulan dan persetujuan Senat Politeknik dan pertimbangan BPH.

(3)             Wakil Direktur bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

(4)             Wakil Direktur dalam melaksanakan tugasnya berwenang:

a)         Mengeluarkan surat keputusan yang berkaitan dengan bidang tugasnya

b)         Membuat keputusan bersama antar Pimpinan Politeknik di lingkungan Politeknik

c)         Sistem dan mekanisme pembuatan keputusan ditetapkan dengan Keputusan Direktur.

(5)             Wakil Direktur II bertugas:

a)       Menyusun rencana program kerja dan anggaran di bidang keuangan, kepegawaian dan ketenagaan, dan ketatausahaan kerumahtanggaan, laboratorium, perpustakaan dan sistem teknologi informasi.

b)       Memberikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.

c)       Memberikan arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

d)       Mengkoordinasikan bawahan agar terjalin kerjasama yang baik.

e)       Membina bawahan untuk meningkatkan kemajuan dan disiplin.

f)         Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangnnya.

g)       Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir.

h)       Menetapkan kebijaksanaan teknis di bidang keuangan, kepegawaian dan ketenagaan, dan ketatausahaan dan kerumahtanggaa, laboratorium, perpustakaan dan system teknologi informasi.

i)         Menyusun anggaran di bidang keuangan, kepegawaian dan ketenagaan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, laboratorium, perpustakaan dan sistem teknologi informasi untuk diajukan ke Direktur.

j)         Menelaah peraturan perundang-undangan di bidang keuangan, kepegawaian dan ketenagaan, dan kerumahtanggaan, perpustakaan dan sistem teknologi informasi.

k)       Menentukan prioritas penggunaan dana, sarana dan prasarana Politeknik untuk kelancaran tugas.

l)         Menyusun petunjuk teknis di bidang keuangan, kepegawaian dan ketenagaan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, laboratorium, perpustakaan dan sistem teknologi informasi.

m)     Melakukan pembinaan pegawai yang berada di jajarannya melalui studi lanjut, penataran/kursus/latihan untuk meningkatkan kemampuan.

n)       Menyusun laporan pelaksanaan tugas di bidang keuangan, kepegawaian dan ketenagaan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, laboratorium, perpustakaan dan sistem teknologi informasi berdasarkan hasil yang dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

o)       Melaksanakan kegiatan akreditasi institusi dan Program Studi.

p)       Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

9

Ketua Prodi

(1)            Prodi adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi pendidikan dan pengajaran.

(2)            Prodi mempunyai tugas mengkoordinasikan dan melaksanakan pendidikan vokasi dan atau profesi dalam satu atau seperangkat cabang ilmu pengetahuan dan teknologi.

(3)            Untuk menyelenggarakan tugas, Prodi mempunyai fungsi:

a)       Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan;

b)       Melaksanakan penelitan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan, agama, teknologi, dan atau kesenian;

c)       Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat;

d)       Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan pegawai;

e)       Melaksanakan urusan tata usaha prodi;

f)         Melaksanakan amalan kehidupan beragama.

(4)            Prodi dipimpin oleh Ketua Prodi yang bertanggung-jawab langsung kepada Direktur.

(5)            Untuk melaksanakan tugas sehari-hari, Ketua Prodi dibantu oleh seorang Sekretaris Prodi.

(6)            Organisasi Prodi terdiri atas:

(7)            Organisasi Prodi terdiri atas:

a)    Ketua dan Sekretaris Prodi;

b)    Koordinator Laboratorium

c)     Koordinator Praktik Klinik

d)    Koordinator Humas dan Kerjasama

(8)            Ketua Prodi mempunyai tugas:

a)       Menyusun rencana program kerja dan anggaran pada program studi.

b)       Menyusun, melaksanakan, kegiatan akreditasi prodi.

c)       Membuat pembagian tugas perkuliahan bagi dosen-dosen program studi.

d)       Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya.

e)       Menilai prestasi kerja bawahan langsung sebagai bahan pembinaan karir.

f)         Menelaah dan melaksanakan peraturan perundang-undangan terkait kurikulum program studi, peraturan organisasi profesi sebagai acuan untuk pengembangan program studi.

g)       Melakukan monitoring terhadap jalannya kurikulum setiap semester

h)       Melakukan evaluasi kurikulum setiap 2 tahun sekali

i)         Mengawasi kelancaran pelaksanaan perkuliahan sehingga prosesbelajar mengajar berjalan dengan baik.

j)         Mempersiapkan bentuk rancangan tugas akhir/skripsi dan menunjuk dosen pembimbing tugas akhir/skripsi.

k)       Menandatangani transkrip nilai.

l)         Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban.

m)     Mempersiapkan dan melaksanakan rancangan uji kompetensi (Ukom)

n)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan

10

Seketaris Prodi

(1)            Sekretaris Prodi bertanggung-jawab kepada Ketua Prodi.

(2)            Tugas sekretaris Prodi:

a)         Membantu Ketua Prodi dalam menyusun rencana operasional program studi

b)         Membantu Ketua Prodi membuat pembagian tugas dosen pada program studi.

c)         Mengkoordinir tugas administrasi program studi.

d)         Mengkoordinir pengumpulan RPS setiap semester dari koordinator mata kuliah.

e)         Mengawasi pelaksanaan perkuliahan dan ujian.

f)           Mengumpulkan nilai ujian dari setiap dosen.

g)         Berkoordinasi dengan Kepala Bagian Administrasi Akademik tentang pelaksanaan ujian-ujian.

h)         Berkoordinasi dengan Ketua Prodi mengenai perkembangan kurikulum yang terbaru.

i)           Memantau kemajuan studi mahasiswa

j)           Membantu Ketua Prodi mempersiapkan rancangan tugas akhir

k)         Melaporkan pelaksanaan tugas pada atasan

l)           Membantu Ketua Prodi mempersiapkan pelaksanaan uji kompetensi (Ukom)

m)       Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan atasan

n)         Membantu Ketua Prodi dalam pelaksanaan akreditasi

(3)       Sekretaris prodi juga berfungsi sebagai Gugus Kendali Mutu (GKM) dan bertanggung jawab kepada ketua prodi

(4)       Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah unit penunjang  bertanggungjawab kepada direktur melalui ketua program studi dalam hal pengendalian standard dan penjaminan mutu Prodi.

(5)       Sekretaris Prodi sebagai Gugus Kendali Mutu (GKM) bertugas:

a)         Mensosialisasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal kepada civitas akademik tingkat prodi

b)         Memfasilitasi penyusunan dokumen mutu prodi

c)          Melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan pendidikan tinggi dilingkungan prodi dalam bidang akademik.

d)         Melaksanakan monitoring terhadap tindak lanjut dari hasil audit mutu internal dilingkungan fprodi

e)         Melaksanakan pendampingan dalam persiapan akreditasi prodi dilingkungan prodi

f)           Melakukan koordinasi dengan LPM

g)         Membantu ketua LPM  dalam perencanaan, koordinasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan.

h)         Bertanggung Jawab dalam pelaksanaan administrasi yang berkaitan dengan gugus kendali mutu di tingkat prodi

i)           Bertanggung Jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil agenda rapat rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan.

j)           Menyusun konsep laporan pelaksanaan tugas setiap semester.

11

LPM

(1)            Lembaga Penjaminan Mutu bertugas:

a)       Menyusun program kerja dan anggaran tahunan.

b)       Memastikan pelaksanaan sistem penjaminan mutu dalam lingkungan Politeknik.

c)       Merencanakan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan proses penjaminan mutu

d)       Membuat semua draf penjaminan mutu dan menjaga kerahasiaan data.

e)       Merencanakan dan membuat draf kebijakan mutu, standar mutu, manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja, instrument dan format penjaminan mutu.

f)         Mengorganisasi pekerjaan yang ada dalam jajaran Lembaga Penjaminan Mutu.

g)       Mengontrol proses penjaminan mutu dalam lingkungan Politeknik dan kinerja anggota lembaga penjaminan mutu.

h)       Mengevaluasi proses penjaminan mutu untuk perbaikan terus menerus

i)         Mengkordinasikan semua kegiatan penjaminan mutu.

j)         Mengkordinasikan dan mengarahkan anggota penjaminan mutu.

k)       Memimpin rapat pleno atas semua draf proses penjaminan mutu

l)         Mengkoordinasikan dan melaksanakan audit mutu internal (AMI)

m)     Melaksanakan dan memonitoring pelaksanaan akreditasi

n)       Melaksanakan tugas yang diberikan atasan

12

LPPM

(1)            LPPM adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi universal yang berada di bawah Direktur.

(2)            LPPM dipimpin oleh seorang Kepala LPPM yang bertanggungjawab kepada Direktur.

(3)            Untuk melaksanakan tugas Kepala LPPM dibantu oleh seorang sekretaris.

(4)            LPPM mempunyai tugas melaksanakan, mengkoordinasikan, memantau, dan menilai Pembinaan kegiatan penelitian yang diselenggarakan oleh wilayah Penelitian dan ikut mengusahakan serta mengendalikan administrasi sumber daya yang diperlukan.

(5)            Kepala dan Sekretaris LPPM diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(6)            Masa jabatan Kepala dan Sekretaris LPPM adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan LPPM pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(7)            Untuk menyelenggarakan tugas, LPPM mempunyai fungsi:

a)              Menyusun program kerja dan anggaran tahunan dalam bidang penelitian, pengabdian kepada masyarakat

b)              Merencanakan, mengkoordinasikan dan melakukan kajian terhadap berbagai kebijakan atau peraturan yang terkait penelitian, pengabdian kepada masyarakat

c)              Menghimpun, dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang penelitian, pengabdian masyarakat.

d)              Mengusulkan dan merinci berbagai kebutuhan dalam upaya menunjang penelitian, pengabdian masyarakat.

e)              Membuat evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukan untuk dibahas di tingkat pimpinan.

f)                Membantu dalam pelaksanaan akreditasi

g)              Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(8)            Organisasi LPPM terdiri atas:

a)              Ketua;

b)              Sekretaris;

c)              Tata Usaha;

d)              Wilayah Penelitian;

e)              Tenaga Peneliti.

(9)            Tata usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan tata usaha dan rumah tangga LPPM.

(10)         Untuk melaksanakan tugas, Tata Usaha mempunyai fungsi:

a)              Melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan;

b)              Melaksanakan urusan administrasi program dan kegiatan penelitian;

c)              Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data serta layanan informasi.

(11)         Organisasi Tata Usaha terdiri atas:

a)              Urusan Umum;

b)              Urusan Program;

c)              Urusan Data dan Informasi.

(12)         Urusan Umum mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, rumah tangga, perlengkapan, kepegawaian dan keuangan.

(13)         Urusan Program mempunyai tugas melakukan urusan administrasi program dan kegiatan penelitian.

(14)         Urusan Data dan Informasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan dan pengolahan data serta layanan informasi.

(15)         Tata Usaha, secara fungsional bertanggung-jawab kepada Kepala LPPM dan secara administratif bertanggung-jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik.

(16)         Wilayah Penelitian mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Unit Penelitian sesuai dengan bidangnya.

(17)         Wilayah Penelitian terdiri atas sejumlah dosen dan tenaga peneliti dalam jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok program studi.

(18)         Wilayah Penelitian dipimpin oleh seseorang akademik dan tenaga peneliti senior yang ditunjuk diantara tenaga akademik dan tenaga peneliti di lingkungan LPPM.

(19)         Jumlah dosen dan tenaga peneliti ditetapkan menurut kebutuhan.

(20)         Jenjang dosen dan tenaga peneliti diatur sesuai dengan peraturan yang berlaku.

13

Bag. Administrasi Akademik

(1)            BAA adalah unit pelaksana administrasi di bidang akademik yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Direktur I.

(2)            BAA dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(3)            Masa jabatan BAA adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan BAA pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)            Ka. BAA dibantu oleh seorang Sub. BAA.

(5)            Ka. BAA bertugas:

a)       Menyusun program kerja dan anggaran tahunan bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan.

b)       Menghimpun dan mengklasifikasikan data/informasi di bidang kurikulum, rencana pembelajaran semester dan membuat statistik mahasiswa per tahun.

c)       Melakukan koordinasi dengan program studi terkait jadwal perkuliahan, praktikum dan ujian serta mengurus sarana pendidikan.

d)       Mempersiapkan bahan informasi untuk evaluasi kegiatan perkuliahan dan mengurus ijazah dan pertemuan ilmiah.

e)       Membantu atau melaksanakan kegiatan ilmiah atau akademik yang berkaitan langsung/tidak langsung dengan penyelenggaraan program pendidikan yang ada di Politeknik.

f)         Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi pelaksanaan kunjungan studi banding dari perguruan tinggi atau instansi lain mengenai mengenai pendidikan yang dilaksanakan Politeknik.

g)       Membantu Wakil Direktur I menyusun program akademik

h)       Monitoring laporan Feeder Dikti seluruh program studi.

i)         Membuat buku induk mahasiswa.

j)         Memantau proses registrasi/herregistrasi administrasi akademik.

k)       Membuat laporan kegiatan akademik tiap semester

l)         Melakukan monitoring dan evaluasi layanan kelas.

m)     Melaksanakan tata tertib dan sanksi akademik bagi mahasiswa

n)       Membantu pelaksanaan akreditasi

o)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(6)       Sub BAA bertugas:

a)    Membantu tugas-tugas Kepala Biro Administrasi Akademik dalam bidang administrasi akademik rutin.

b)    Membantu pelaporan KRS KHS mahasiswa ke Pd Dikti

c)     Melakukan penginputan KRS, jadwal belajar mengajar, dosen dll di SIAKAD.

d)    Membantu penyusunan dokumen BAA bekerja sama dengan Ka. BAA. Seperti Pedoman akademik, buku raport mahasiswa, bahan penyusunan kalender akademik, dll)

e)    Bertanggung jawab dalam administrasi akademik mahasiswa seperti pembuatan transkrip SKPI

f)      Bertanggung jawab pada semua pengarsipan administrasi akademik rutin, seperti arsip surat keluar / masuk ke Wadir I atau BAA, termasuk Surat Keputusan, baik dari dalam maupun dari luar POLITA, dan dokumen terkait BAA berdasarkan jenisnya.

g)       Melakukan pengecekan terhadap berkas / surat-surat dari Wadir I, dan kemudian menyampaikannya atau menginformasikannya kepada pihak-pihak terkait, antara lain :

1)         Berkas usulan ujian LTA.

2)         Surat-surat lainnya, termasuk disposisi dari Wadir I ke pihak-pihak terkait.

h)       Bertanggung jawab terhadap pendistribusian surat-surat / Surat Keputusan dari Wadir I atau dari Ka. BAA atau dari para Kabag dilingkungan BAA ke pihak-pihak terkait.

i)         Bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan TOEFL mahasiswa dan CBT POLITA.

14

Bagian Kemahasiswaan, Pengkaderan Dan Alumni

(1)            BKPA adalah unit pelaksana administrasi di bidang kemahasiswaan, perkaderan dan alumni yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Direktur I.

(2)            BKPA dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(3)            Masa jabatan BKPA adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan BKPA pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)            Ka. BKPA dibantu oleh seorang sub bag. Kemahasiswaan, Pengkaderan dan Alumni.

(5)            Ka. BKPA bertugas:

a)       Menyusun program kerja dan anggaran tahunan bagian kemahasiswaan, perkaderan dan alumni 

b)       Menghimpun, dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang kemahasiswaan, perkaderan dan alumni.

c)       Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan perkaderan dan alumni.

d)       Menyediakan advokasi hukum kepada mahasiswa dalam hubungan dengan kegiatan mahasiswa, perkaderan dan alumni.

e)       Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan, perkaderan dan alumni.

f)         Mengkoordinasikan pelaksanaan pelaksanaan konsultasi mahasiswa dengan pembimbing akademik, tracer study lulusan, pengguna lulusan dan temu alumni.

g)       Menganalisis data di bidang kemahasiswaan perkaderan dan alumni.

h)       Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi, alumni berprestasi.

i)         Melakukan pengurusan dan seleksi beasiswa, pembinaan karier dan kesejahteraan mahasiswa dan alumni, sertifikasi profesi.

j)         Membina kegiatan organisasi kemahasiswaan:

k)       Membina kepengurusan organisasi kemahasiswaan

l)         Memantau pelaksanaan program- program organisasi kemahasiswaan

m)     Melakukan monitoring kegiatan kemahasiswaan.

n)       Membuat laporan bagian kemahasiswaan perkaderan dan alumni setiap tahun.

o)       Membantu dalam pelaksanaan akreditasi

p)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(6)           Sub BKPA bertugas:

a)    Menyusun rencana dan program kerja sub bagian.

b)    Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan, pengkaderan dan alumni

c)     Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan, pengkaderan dan alumni.

d)    Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan parir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

e)    Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan, pengkaderan dan alumni.

f)      Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan, pengkaderan dan alumni.

g)    Menyusun laporan sub bagian.

h)    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

15

Laboratorium

(1)            Laboratorium/Studio dipimpin oleh seorang dosen yang keahliannya telah memenuhi persyaratan sesuai dengan cabang ilmu pengetahuan, agama, teknologi dan atau kesenian tertentu dan bertanggungjawab langsung kepada Wakil Direktur I.

(2)            Tugas Kepala Unit Laboratorium:

a)       Menyusun rencana program kerja dan anggaran tahunan bagian laboratorium

b)       Mengorganisasi dan mengendalikan pelaksanaan seluruh program kerja agar memenuhi sistem manajemen mutu dan sasaran mutu

c)       Memberikan pendelegasian tugas secara jelas kepada bawahan

d)       Melakukan kontrak/subkontrak kerja antara laboratorium dengan pihak-pihak lain.

e)       Menyusun prosedur pelaksanaan kegiatan pelayanan laboratorium

f)         Mengusulkan sarana untuk penggunaan secara bersama fasilitas laboratorium terpadu baik fisik ataupun non fisik yang mendukung aktivitas dan sasaran Politeknik.

g)       Membuat jadwal penggunaan laboratorium secara rinci untuk semua program studi

h)       Mengupayakan sertifikasi untuk laboratorium terpadu

i)         Mengoptimalkan penggunaaan sumber daya laboratorium (internal dan eksternal)

j)         Mengimplementasikan sistem manajemen mutu di laboratorium.

k)       Merencanakan, melaksanakan, mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan laboratorium praktikum, pelayanan pendidikan dan penelitian di laboratorium sesuai dengan kebutuhan masing-masing program studi.

l)         Mengusulkan dan mengadakan alat–alat laboratorium wajib dan penunjang di bagian laboratorium sesuai dengan kebutuhan program studi.

m)     Mengkoordinasikan administrasi pelayanan, keuangan, sesuai dengan kebutuhan masing-masing program studi.

n)       Memberikan pembinaan administrasi, dan manajemen kepada staf laboratorium.

o)       Membuat Standar Operasional Prosedur laboratorium sesuai dengan kebutuhan.

p)       Melakukan penyusunan jadwal penggunaan laboratorium sesuai kalender akademik dan kebutuhan mata ajaran masing-masing program studi.

q)       Mengevaluasi dan membuat laporan tahunan dan laporan berkala (enam bulan) kepada Wakil Direktur II.

r)        Menyusun inventarisasi alat laboratorium.

s)       Menyusun laporan penggunaan bahan habis pakai masing-masing prodi

t)         Menyusun laporan penggunaan ruangan laboratorium

u)       Membantu pelaksanaan akreditasi

v)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(3)            Penambahan dan Penutupan jumlah laboratorium/studio pada setap jurusan ditetapkan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan dari Senat Politeknik.

16

Perpustakaan

(1)            Perpustakaan dipimpin oleh seorang Kepala yang ditunjuk di antara pustakawan senior di lingkungan perpustakaan.

(2)            Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitan dan pengabdian pada masyarakat.

(3)            Kepala perpustakaan diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(4)            Masa jabatan Kepala perpustakaan adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan perpustakaan pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(5)            Tugas Kepala Unit Perpustakaan:

a)       Menyusun rencana program kerja dan anggaran tahunan.

b)       Melakukan pembinaan terhadap pegawai/pengelola perpustakaan

c)       Menyusun program kegiatan pengadaan buku atau bahan pustaka di perpustakaan

d)       Menyusun program perawatan bahan pustaka

e)       Menyusun program pelayan peminjaman buku pustaka kepada mahasiswa, dosen, dan karyawan.

f)         Melakukan penelusuran bahan pustaka kepada pemimpin atas usulan dari program studi.

g)       Mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka kepada mahasiswa yang akan menyelesaikan studi

h)       Melakukan pelatihan dan studi banding atau magang bagi pengelola perpustakaan

i)         Melakukan evaluasi dan kajian tentang kelayakan bahan pustaka

j)         Mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan perpustakaan Politeknik.

k)       Memonitoring data perkembangan pengunjung, tingkat peminjaman dan pengembalian buku pustaka, dan perkembangan jumlah buku pustaka setiap bulan.

l)         Membuat laporan secara berkala kepada Wakil Direktur II tentang kemajuan perpustakaan

m)     Membantu pelaksanaan akreditasi

n)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

17

Bag. Administrasi Keuangan Dan Kepegawaian

(1)            BAKK adalah unit pelaksana administrasi di bidang kepegawaian, keuangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Direktur II.

(2)            BAKK dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(3)            Masa jabatan BAKK adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan BAKK pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)            BAKK terdiri atas:

a)      Sub. Bagian Keuangan Penerimaan dan pengeluaran

b)      Sub. Bagian Kepegawaian

(5)            Ka. BAKK bertugas:

a)    Menyusun program kerja dan anggaran tahunan bagian administrasi kepegawaian dan keuangan.

b)    Menghimpun dan mengklasifikasikan data/informasi di bidang kepegawaian dan keuangan.

c)     Melakukan koordinasi dengan program studi terkait kepegawaian, umum dan keuangan.

d)    Mempersiapkan bahan informasi untuk evaluasi kepegawaian, dan keuangan.

e)    Melaksanakan pelayanan teknis/administrasi bidang kepegawaian, dan keuangan.

f)      Membantu Wakil Direktur II menyusun program kepegawaian, dan keuangan.

g)    Membuat laporan kegiatan program kepegawaian, dan keuangan tiap semester

h)    Melakukan monitoring dan evaluasi layanan administrasi kepegawaian, umum dan keuangan.

i)      Membantu pelaksanaan akreditasi

j)      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(6)            Sub Bagian Keuangan, bertugas:

1.    Kasubag Keuangan Bagian Penerimaan:

a)    Membantu Kabag menyusun rencana dan program kerja tahunan bagian keuangan.

b)    Membantu Kabag dalam menyusun kebijakan akuntansi dan pengelolaan keuangan

c)    Membantu Kabag dalam menyusun rencana anggaran meliputi penyusunan anggaran, penggunaan, pelaksanaan anggaran dan memonitor pelaksanaan anggaran yang terkait urusan keuangan.

d)    Mengumpulkan dan mengolah data untuk menyusun anggaran serta mempersiapkan bahan penyusunan anggaran dan rencana penggunaan anggaran.

e)    Melakukan penerimaan segala bentuk pendapatan baik dari Mahasiswa maupun pihak lainnya.

f)     Menyetorkan penerimaan ke dalam Kas Polita melalui Rekening Bank

g)    Melakukan pencatatan, pembukuan dan pengarsipan/dokumen/ bukti penerimaan keuangan.

h)    Melakukan pembukuan keuangan ke dalam aplikasi sitem informasi keuangan (Sango dan Aplikasi Keuangan Polita)

i)     Membuat laporan penerimaan keuangan perbulan

j)     Membuat laporan tunggakan penerimaan

k)    Membantu Kabag dalam membuat Monev dan Laporan Tahunan pada bagian keuangan

l)     Membantu pelaksanaan akreditasi

2.     Kasubag Keuangan Bagian Pengeluaran:

a)    Membantu Kabag menyusun rencana dan program kerja tahunan bagian keuangan.

b)    Membantu Kabag dalam menyusun kebijakan akuntansi dan pengelolaan keuangan

c)    Membantu Kabag dalam menyusun rencana anggaran meliputi penyusunan anggaran, penggunaan, pelaksanaan anggaran dan memonitor pelaksanaan anggaran yang terkait urusan keuangan.

d)    Mengumpulkan dan mengolah data untuk menyusun anggaran serta mempersiapkan bahan penyusunan anggaran dan rencana penggunaan anggaran.

e)    Melakukan kegiatan pengeluaran sesuai dengan RAB dan pengajuan yang telah di setujui oleh Atasan

f)     Melakukan kegiatan pengeluaran rutin setiap bulan

g)    Membuat konsep daftar gaji dengan menghitung besarnya gaji yang harus diterima oleh setiap pegawai berdasarkan peraturan penggajian dan data mutasi pegawai serta perubahannya.

h)    Melakukan pencatatan, pembukuan dan pengarsipan/dokumen/ bukti pengeluaran keuangan.

i)      Melakukan pembukuan keuangan ke dalam aplikasi sitem informasi keuangan (Sango dan Aplikasi Keuangan Polita)

j)      Membuat dan melaporkan daftar tunggakan setiap bulan

k)    Membuat laporan pengeluaran keuangan perbulan

l)      Membantu Kabag dalam membuat Monev dan Laporan Tahunan pada bagian keuangan

m)   Memonitor pelaksanaan anggaran.

n)    Membantu dalam pelaksanaan akreditasi

o)    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(7)            Sub Bagian Kepegawaian, bertugas:

a)         Membantu Kabag menyusun rencana dan program kerja tahunan bidang Kepegawaian dan Ketenagaan.

b)         Membantu Kabag dalam menyusun rencana anggaran meliputi penyusunan anggaran, penggunaan, pelaksanaan anggaran dan memonitor pelaksanaan anggaran di bidang keuangan dan kepegawaian serta pengembangan sumber daya manusia.

c)          Mengkoordinasi kegiatan penerimaan, pengangkatan, pembinaan, promosi, pemberhentian, dan pemensiunan.

d)         Mengkoordinasi dan atau memfasilitasi usaha dan kegiatan peningkatan kualitas sumberdaya manusia.

e)         Mengkoordinasikan evaluasi kerja pegawai dengan menggunakan log book

f)           Mengkoordinasikan pengembangan karir.

g)         Mempersiapkan, melaksanakan kenaikan pangkat pegawai, serta membuat usulan Kenaikan Gaji Berkala dan golongan pegawai.

h)         Membantu keuangan dalam membuat konsep daftar gaji serta membuat absensi dan membuat rekapan absensi perbulan untuk dimasukkan kedalam rekapan penggajian

i)           Menerima dan memproses usulan Jabatan Fungsional Dosen.

j)           Memonitoring Dosen dalam melaporkan BKD per semester

k)          Menilai pretasi kerja bawahan dilingkungan bagian kepegawaian untuk dijadikan bahanpembinaan karir bawahan yang bersangkutan.

l)           Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kepegawaian di lingkungan POLITA

m)        Memproses BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan untuk pegawai POLITA dan pensiunan pegawai serta yang meninggal dunia.

n)         Memproses pegawai indisipliner dan menyelesaikan kasus kepegawaian serta hukuman disiplin.

o)         Mengusulkan pencairan dana perjalanan dinas pegawai.

p)         Menjalankan system informasi kepegawaian POLITA (SIPETA)

q)         Membantu pelaksanaan akreditasi

r)           Membantu Kabag dalam membuat Monev dan Laporan Tahunan pada bagian kepegawaian

s)          Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

18

Bag. Perencanaan Dan Pengembangan

(1)            BPP adalah unit kerja di bidang perencanaan dan pengembangan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Direktur II.

(2)            BPP dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(3)            Masa jabatan BPP adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan BPP pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)            Ka. BPP bertugas:

a)       Merencanakan tata kelola dan tata kerja organisasi.

b)       Menyusun program kerja dan anggaran setiap tahun.

c)       Melaksanakan program penyusunan rencana induk pengembangan, renstra dan RKAT.

d)       Mengkoordinasikan pelaksanaan program pengembangan Prodi.

e)       Memberikan dukungan administratif dan menghimpun usulan hibah kompetisi dari unit kerja, dukungan administratif dalam proses seleksi, penyusunan proposal dan pelaksanaan di tingkat Politeknik, serta memberikan layanan teknis perbaikan dan pengusulan hibah kompetisi.

f)         Merencanakan dan melaksanakan pelatihan-pelatihan untuk pengembangan keunggulan Prodi

g)       Melakukan kerjasama dengan pihak internal dan eksternal dalam rangka pengembangan program.

h)       Mengimplementasikan sistem penjaminan mutu tingkat unit.

i)         Menyusun laporan pertanggungjawaban setiap tahun.

j)         Membantu dalam pelaksanaan akreditasi

k)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

19

Bag. Hubungan Kerjasama Dan Urusan International

(1)            BHKUI adalah unit pelaksana administrasi di bidang humas, kerjasama dan urusan intrenasional yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Direktur II.

(2)            BHKUI dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur setelah mendapat pertimbangan Senat Politeknik.

(3)            Masa jabatan BHKUI adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan BHKUI pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)            BHKUI bertugas:

a)       Menyusun rencana dan program kerja serta anggaran tahunan.

b)       Melakukan perencanaan dan koordinasi semua kegiatan kehumasan, protokoler dan kerjasama, baik untuk kegiatan yang bersifat rutin maupun insidental.

c)       Melakukan sinkronisasi kerja dan terobosan berbagai kegiatan kehumasan (public relations) baik dengan stakeholders internal maupun eksternal yang ditunjang oleh kesiapan data dan informasi yang terpadu dari berbagai bagian yang terkait.

d)       Melakukan koordinasi antar bidang di tingkat Politeknik agar sistem informasi dan komunikasi Politeknik dapat berjalan efektif guna menunjang proses pengambilan keputusan pimpinan Politeknik yang lebih cepat dan tepat.

e)       Melakukan perencanaan dan koordinasi terhadap berbagai penerapan strategi image building (promosi) dan upaya membangun corporate identity secara berkesinambungan.

f)         Melakukan koordinasi dengan unit lainnya yang terkait untuk lebih meningkatkan efektifitas kerja bagian kerjasama Politeknik dalam melakukan berbagai bentuk kerjasama dalam negeri, swasta-pemerintah maupun dengan pihak-pihak yang lain termasuk masyarakat luas.

g)       Mengkoordinasikan semua tugas staf yang berada di bawahnya agar dapat berjalan secara efektif dan fungsional untuk menunjang kerja organisasi Politeknik.

h)       Melakukan peninjauan data base kerjasama di dalam negeri dan luar negeri agar bisa ditindaklanjuti lebih lanjut secara lebih aktif dan bermanfaat bagi Politeknik ataupun program studi.

i)         Melakukan kegiatan terobosan baru guna meningkatkan kerjasama dengan pihak pemerintah (pusat-daerah), swasta ataupun pihak lain di dalam negeri dan luar negeri yang dapat menguntungkan peningkatan kualitas proses pembelajaran di Politeknik, program studi dan unit-unit yang ada.

j)         Menyiapkan bahan, membuat dan menyusun kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis di bidang humas, kerjasama dan urusan internasional.

k)       Membuat evaluasi kerja fungsional yang telah dilakukan untuk dibahas di tingkat pimpinan.

l)         Membantu dalam pelaksanaan akreditasi

m)     Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas.

(5)            Kerjasama dalam rangka pembinaan dan pengembangan Politeknik, dapat dilakukan dengan perguruan tinggi/Unit lain, baik dari dalam maupun dari luar negeri.

(6)            Kerjasama dilakukan dengan mengutamakan tugas pokok Politeknik.

(7)            Kerjasama pendidikan dapat berbentuk tukar menukar dosen atau mahasiswa, pengadaan sarana dan prasarana akademik, penyelenggaraan kegiatan akademik bersama, dan bentuk-bentuk lain yang dianggap bermanfaat.

(8)            Kerjasama penelitian dapat berbentuk pertukaran hasil penelitian, penerbitan karya ilmiah bersama, penelitian dan tenaga peneliti, penelitian bersama, pemanfaatan sumber daya penelitian bersama, dan bentuk-bentuk lain yang berhubungan dengan kegiatan penelitian.

(9)            Kerjasama pengabdian kepada masyarakat dapat berbentuk kegiatan pengabdian bersama, tukar menukar informasi, dan sebagainya.

(10)         Kerjasama dengan Unit lain dari dalam negeri diatur oleh Direktur, setalah mendapat persetujuan dari Badan Pembina Harian, sedangkan kerjasama dengan luar negeri harus diketahui oleh PPA.

20

Administrasi Umum, Sarana Dan Prasarana

(1)  Bagian Administrasi Umum dan sarana dan prasarana dipimpin oleh Kepala, yang bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur II

(2)  Pelaksanaan tugas Kepala Bagian dibantu oleh beberapa Sub. Bagian.

(3)  Masa jabatan Bagian Administrasi Umum, Sarana dan Prasarana adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan Bagian Administrasi Umum, Sarana dan Prasarana pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)  Bagian Administrasi Umum dan sarana dan prasarana terdiri atas :

a)    Sub. Bagian Sarana dan prasarana

b)    Sub. Bag Umum

(5)  Ka. Administrasi Umum dan sarana prasarana bertugas:

a)    Menyusun RKAT dan program kerja

b)    Menyusun juklak dan juknis di bidang Tata Usaha, perlengkapan, dan Rumah Tangga, pusdatin serta menyebarluaskannya

c)     Memonitor kepatuhan kegiatan unived terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku

d)    Mengkoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan peraturan Politeknik

e)    Menjadi penghubung dengan pihak luar (public relation) Politeknik

f)      Mengelola kegiatan penciptaan citra (image building) Politeknik

g)    Mengembangkan berbagai program pemasaran Politeknik

h)    Mengembangkan dan memelihara hubungan publik

i)      Mengembangkan sistem administrasi perkantoran

j)      Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan kesekretariatan Pimpinan termasuk mencakup masalah ketatausahaan, kerumahtanggaan hukum, ketatalaksanaan, hubungan masyarakat dan keprotokolan.

(6)  Sub. Bagian Sarana dan Prasarana, bertugas:

a)    Sarana dan Prasarana POLITA adalah semua fasilitas utama dan penunjang penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang mencakup tanah, bangunan, perabotan, peralatan baik berupa perangkat keras dan lunak.

b)    Pengelolaan sarana dan prasarana ditujukan untuk memenuhi standar dan meningkatkan mutu penyelenggaran pendidikan di POLITA.

c)     Standar sarana dan prasarana sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi tanah, bangunan, kesehatan lingkungan, fasilitas pembelajaran, sumber belajar, sistem, dan prasarana umum.

d)    Sarana dan Prasarana POLITA disediakan dan berasal dari sumber dana yayasan, Institusi, dan institusi/lembaga lain dari dalam negeri sepanjang saling menguntungkan dan tidak mengikat.  

e)    Sarana dan Prasarana yang berasal dari institusi/lembaga lain, yayasan, baik yang berasal dari dana hibah maupun berbentuk barang hibah, dikelola berdasarkan ketentuan yang berlaku.

f)      Sarana dan Prasarana yang dikembangkan sebagai bentuk kerjasama dengan pihak lain, dikelola berdasarkan ketentuan kerjasama yang disepakati bersama.

g)    Sistem pengelolaan sarana dan prasarana yang mencakup perencanaan, pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, serta pemutakhiran semua sarana dan prasarana diatur dengan Peraturan Institusi.

(7)  Sub. Bagian Umum bertugas:

a)    Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja

b)    Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang Umum,

c)     Memimpin penyusunan  konsep Memo Program Koordinatif Direktur;

d)    Mengoordinasikan pembagian tugas dan memberi pengarahan kepada Kepala Bagian sesuai bidangnya;

e)    Mengoordinasikan evaluasi dan monitoring pelaksanaan Program dan Anggaran

f)      Mengoordinasikan pelayanan urusan persuratan, kearsipan, keprotokolan, dan dokumentasi.

g)    Mengoordinasikan pelayanan urusan keamanan, ketertiban, keindahan, kebersihan, penggunaan sarana kantor, pemeliharaan dan perawatan barang milik institusi, rapat dinas, dan upacara-upacara

h)    Mengoordinasikan pelayanan urusan peraturan perundang-undangan, hukum, ketatalaksanaan, dan hubungan masyarakat

i)      Mengoordinasikan pelayanan urusan perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, inventarisasi, dan penghapusan barang milik institusi

21

Bagian Pusdatin

(1)     Bagian Pusdatin dipimpin oleh Kepala, yang bertanggung jawab langsung kepada Wakil Direktur II

(2)     Pelaksanaan tugas Kepala Bagian dibantu oleh beberapa Sub. Bagian.

(3)     Masa jabatan Bagian Pusdatin adalah 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali dengan ketentuan sebanyak-banyaknya 2 (dua) kali masa jabatan berturut-turut dalam hal tertentu demi kemaslahatan Politeknik pada umumnya dan Bagian Pusdatin pada khususnya, Direktur dapat mengambil kebijaksanaan khusus.

(4)     Bagian Pusdatin terdiri atas:

(a)     Sub Bagian Website

(b)     Sub Bagian Jaringan

(5)     Ka. Bagian Pusdatin, bertugas:

a)    Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan.

b)    Menyusun prosedur operasional baku di bidang teknologi informasi

c)     Mengkoordinasikan pengelolaan infrastruktur jaringan komputer utama (backbone), dan pusat data (server, jaringan backbone, internet dan wi-fi hotspot)

d)    Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem informasi sesuai dengan kebutuhan unit kerja pengampu proses bisnis dan trend teknologi

e)    Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan dukungan operasional sistem informasi kepada unit kerja pengampu proses bisnis

f)      Mengkoordinasi pengelolaan pembangunan dan pemeliharaan sistem informasi di lingkungan Politeknik.

g)    Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan sistem dan teknologi informasi kepada pengguna akhir (sivitas akademika)

h)    Menyiapkan dan mengkoordinasikan pengolahan data/informasi untuk pimpinan Politeknik dalam mendukung pengambilan keputusan strategis.

i)      Mengkoordinasikan kerjasama dengan pihak ketiga dalam memberikan dukungan layanan teknologi informasi.

j)      Membuat analisis cost-benefit terhadap aktivitas pelaksanaan program-program sistem informasi/teknologi informasi.

k)     Melakukan pembinaan dan pengembangan terhadap pegawai di unit terkait.

l)      Menjalankan pengelolaan Badan Sistem Manajemen Informasi sesuai standar mutu internal

m)   Melakukan evaluasi dan memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan wewenangnya secara periodik dan setiap saat dibutuhkan kepada Kepala bagian

n)    Meningkatkan kerjasama dengan institusi lain yang berkaitan dengan sistem informasi/teknologi informasi.

o)    Membantu dalam pelaksanaan akreditasi

p)    Melaksanakan tugas lain yang berikan oleh pimpinan

(6)     Sub. Bagian Website, bertugas:

a)    Melaksanakan tugas administrasi  website di lingkungan POLITA sesuai arahan divisi sistem informasi.

b)    Melaksanakan tugas administrasi sistem informasi di lingkungan POLITA sesuai arahan divisi sistem informasi.

c)     Melayani pengaduan yang disampaikan melalui halaman helpdesk.

d)    Melakukan koordinasi pengaduan teknis yang disampaikan oleh user dengan tim terkait di Pusdatin

e)    Membantu divisi sistem informasi membuat laporan secara periodik kepada Pimpinan POLITA

f)      Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan dalam bidang website dan sistem informasi.

(7)     Sub. Bagian Jaringan, bertugas:

a)    Melakukan koordinasi pelaksanaan tugas teknis dan perencanaan layanan jaringan internet/LAN/WAN di lingkungan POLITA

b)    Membantu melakukan integrasi dan mengoordinasikan pengembangan, networking di lingkungan POLITA

c)     Membantu mengembangkan, mengelola dan menyediakan server, layanan jaringan internet dan intranet bagi organ dan masyarakat POLITA

d)    Membantu melaksanakan pengelolaan server, layanan jaringan internet dan intranet yang responsif terhadap keluhan pengguna.

e)    Membantu menetapkan kualifikasi dan memberikan pertimbangan dalam rekruitmen dan penerimaan teknisi IT pada semua unit di lingkungan POLITA

f)      Membantu melakukan koordinasi dan monitoring secara berkala terhadap fasilitas IT di lingkungan POLITA

g)    Membantu membuat laporan secara periodik kepada Pimpinan POLITA

h)    Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan dalam bidang implementasi jaringan internet dan intranet.